PROPOSAL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS KATOLIK (UNIKA) ST.THOMAS MEDAN D I S U S U N OLEH : ARDINAL NAINGGOLAN (130709098) KELAS B DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S-1 FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2016 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan kasih karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas proposal ini yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem pada Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan” dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulis menyadari makalah ini dapat tersusun dengan baik atas bantuan dan bimbingan dari beberapa pihak, oleh sebab itu penulis sudah sepantasnya mengucapkan terimakasih kepada :  Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Dosen mata kuliah “Pengantar Analisis dan Perancangan Sistem” yang sudah memberikan bantuan melalui bahan kuliah yang diberikan sehingga penulis mampu menyusun proposal ini. Semoga proposal ini bermanfaat bagi para pembaca terkhususnya untuk para pustakawan Perpustakaan Universitas Katolik St. Thomas Medan untuk meningkatkan sistem yang diberlakukan didalam Perpustakaan tersebut. Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca sekalian.Akhir kata, penulis ucapkan terimakasih. Medan, Juni 2016 Penulis DAFTAR ISI Kata Pengantar .........................................................................................................i Daftar Isi .................................................................................................................ii BAB I Pendahuluan 1.1 Latar belakang....................................................................................................1 1.2 Rumusanmasalah................................................................................................2 1.3 Tujuan ...............................................................................................................2 1.4 Manfaat………………………..........................................................................2 1.5 Teknik dan Alat Bantu Analisis……………………………………………….2 BAB II Kajian Teoritis 2.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ..................................3 2.2 Model Prototype...................... ........................................................................3 BAB III Pembahasan 3.1 Kondisi Perpustakaan ........................................................................................7 3.2 Personalia…. .....................................................................................................7 3.3 Jumlah Koleksi ..................................................................................................8 3.4 Analisis & Persyaratan dan Perancangan Sistem Perpustakaan Universitas Katolik St.Thomas Medan ..………………………….................8 3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab dan Pengaruh, Tujuan & Batasan Sistem................................................................................11 3.6 Model Pengembangan Sistem .........................................................................11 3.7 Analisis PIECES .............................................................................................13 3.8 Analisis kebutuhan sistem ...............................................................................15 3.9 Analisis kelayakan …………………………………………………………..15 3.10 Perancangan dan implementasi ...…………………………………………..16 3.11 Jadwal pelaksanaan ………………………………………………………...32 3.12 Taksasi biaya ………………………………………………………………32 BAB IV PENUTUP 4.1 Simpulan …………………………………………………………………….33 4.2 Saran ………………………………………………………………………...33 Daftar Pustaka ......................................................................................................34 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan Universitas Khatolik Santo Thomas Medan (UNIKA) merupakan perpustakaan Perguruan Tinggi yang melayani civitas Mahasiswa khususnya Mahasisa/i UNIKA. Perpustakaan ini menyediakan bahan koleksi perpustakaan yang sesuai dengan jurusan yang ada di Universitas ini serta Koleksi umum. Saat ini Layanan Sirkulasi sedang mengalami masalah. Proses-proses yang dilakukan saat ini masih manual hal tersebut menyebabkan lambatnya dalam pencarian data khususnya dilayanan sirkulasi. Untuk memenuhi pelayanan yang baik dan efisien terhadap para anggotanya, perpustakaan memerlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu para anggota dalam mencari informasi/referensi tentang data-data buku yang diperlukan. Suatu perpustakaan juga membutuhkan suatu sistem untuk mengumpulkan data, mengolah data, menyimpan data, melihat kembali data dan menyalurkan infomasi yang baik, salah satunya adalah memiliki keakuratan data yang tinggi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, usaha yang harus dilakukan perpustakaan adalah pemanfaatan teknologi informasi seperti komputer beserta program-program aplikasi lainnya disamping peningkatan sumber daya manusia dan peningkatan sistem. Hal tersebut diharapkan dapat memperbanyak jumlah anggota. Selain itu juga dapat membantu petugas perpustakaan dalam pengolahan data dan penyusunan laporan secara cepat dan akurat.Oleh karena itu, penulis hendak membahas analisis dan perancangan sistem di perpustakaan Universitas Khatolik Santo Thomas Medan (UNIKA). 1.2 Rumusan Masalah Untuk memperjelas permasalahan yang timbul maka saya mencoba memformulasikannya ke dalam bentuk perumusan masalah, yaitu : • Bagaimanakah Pengembangan sistem di perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan saat ini ? • Bagaimanakah bentuk model pengembangan sistem yang diusulkan di perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan ? 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang dikemukakan penulis adalah : 1. Untuk mengetahui informasi tentang perpustakaan UNIKA St.Thomas Medan. 2. Untuk menganalisis perancangan sistem pada perpustakaan UNIKA St.Thomas Medan 3. Untuk memenuhi tugas mid Semester enam (VI) mata kuliah Pengantar Analisis Perancanagan Sistem. 1.4 Manfaat Adapun manfaat yang dari penulisan proposal ini adalah : 1. Memberikan masukan dan saran pada Perpustakaan UNIKA St.Thomas Medan dalam membangun sistem perpustakaan yang lebih baik 2. Menambah wawasan bagi penulis khususnya dan bagi penbaca umumnya. 1.5 Teknik dan Alat Bantu Analisis 1. Interview, dengan bertanya langsung kepada pustakawan yang bekerja di Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan Medan. 2. Observation, mengamati langsung Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan Medan.   BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88). Menurut Dwi Prastowo Darminto dan Rifka Julianty (2002) kata analisis diartikan sebagai : “Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.” 2.2. Model Prototype 1. Pengertian Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pendekatan prototipe (prototyping). Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009). Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem (O'Brien, 2005). Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user. 2. Keunggulan dan Kelemahan Model Prototype Keunggulan prototyping adalah : 1) Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan. 2) Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan. 3) Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem. 4) Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem. 5) Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya Sedangkan kelemahan prototyping adalah : 1) Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama. 2) Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana. 3) Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik. 3. Proses Pembuatan Prototipe Proses pembuatan prototipe merupakan proses yang interaktif dan berulang-ulang yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan tradisional. Prototipe dievaluasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan protipe tersebut diterima. Gambar di bawah ini mengilustrasikan proses pembuatan prototipe : a. Analisis Kebutuhan Sistem Pembangunan sistem informasi memerlukan penyelidikan dan analisis mengenai alasan timbulnya ide atau gagasan untuk membangun dan mengembangkan sistem informasi. Analisis dilakukan untuk melihat berbagai komponen yang dipakai sistem yang sedang berjalan meliputi hardware, software, jaringan dan sumber daya manusia. Analisis juga mendokumentasikan aktivitas sistem informasi meliputi input, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengendalian (O'Brien, 2005). Analisis kebutuhan sistem harus mendefinisikan kebutuhan sistem yang spesifik antara lain : 1) Masukan yang diperlukan sistem (input) 2) Keluaran yang dihasilkan (output) 3) Operasi-operasi yang dilakukan (proses) 4) Sumber data yang ditangani 5) Pengendalian (kontrol) b. Desain Sistem Desain sistem akan menghasilkan paket software prototipe, produk yang baik sebaiknya mencakup tujuh bagian : 1) Fitur menu yang cepat dan mudah. 2) Tampilan input dan output. 3) Laporan yang mudah dicetak. 4) Data dictionary yang menyimpan informasi pada setiap field termasuk panjang field, pengeditan dalam setiap laporan dan format field yang digunakan. 5) Database dengan format dan kunci record yang optimal. 6) Menampilkan query online secara tepat ke data yang tersimpan pada database. 7) Struktur yang sederhana dengan bahasa pemrograman yang mengizinkan pemakai melakukan pemrosesan khusus, waktu kejadian, prosedur otomatis dan lain-lain. c. Pengujian Sistem Paket software prototipe diuji, diimplementasikan, dievaluasi dan dimodifikasi berulang-ulang hingga dapat diterima pemakainya (O'Brien, 2005). Pengujian sistem bertujuan menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem dan melakukan revisi sistem. Tahap ini penting untuk memastikan bahwa sistem bebas dari kesalahan (Mulyanto, 2009). Menurut Sommerville (2001) pengujian sistem terdiri dari : 1) Pengujian unit untuk menguji komponen individual secara independen tanpa komponen sistem yang lain untuk menjamin sistem operasi yang benar. 2) Pengujian modul yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan. 3) Pengujian sub sistem yang terdiri dari beberapa modul yang telah diintegrasikan. 4) Pengujian sistem untuk menemukan kesalahan yang diakibatkan dari interaksi antara subsistem dengan interfacenya serta memvalidasi persyaratan fungsional dan non fungsional. 5) Pengujian penerimaan dengan data yang dientry oleh pemakai dan bukan uji data simulasi. 6) Dokumentasi berupa pencatatan terhadap setiap langkah pekerjaan dari awal sampai akhir pembuatan program. Pengujian sistem informasi berbasis web dapat menggunakan teknik dan metode pengujian perangkat lunak tradisional. Pengujian aplikasi web meliputi pengujian tautan, pengujian browser, pengujian usabilitas, pengujian muatan, tegangan dan pengujian malar (Simarmata, 2009). d. Implementasi Setelah prototipe diterima maka pada tahap ini merupakan implementasi sistem yang siap dioperasikan dan selanjutnya terjadi proses pembelajaran terhadap sistem baru dan membandingkannya dengan sistem lama, evaluasi secara teknis dan operasional serta interaksi pengguna, sistem dan teknologi informasi. BAB III PEMBAHASAAN 3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Gedung Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan berada di jalan Setia Budi No.479 F. Gedung perpustakaan terdiri dari satu unit bangunan berlantai 3 (tiga) dengan luas bangunan kira kira 535.50 m2. Terdiri dari : 1. Lantai 1 : - Ruang Skripsi - Ruang Referensi - Ruang Baca - Ruang Server - Ruang Digital/TI 2. Lantai II : - Ruang Pimpinan - Ruang Administrasi/Tatausaha - Ruang Sirkulasi Umum - Ruang Koleksi Umum - Ruang Tandon - Ruang Pengolahan - Ruang Baca 3. Lantai III: - Ruang Serbaguna/Aula 3.2 Personalia Untuk dapat melaksanakan fungsi organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia. Pada perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan terdapat 9 orang staf perpustakaan. Staf tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut ini : No. Tingkat Pendidikan Jumlah (Orang) 1 Strata1 (S-1) 3 2 Diploma-3 (D-3) 1 3 Diploma-1 (D-1) 1 4 Sekolah Menengah Tingkat Atas 4 Jumlah 9 orang 3.3 Jumlah koleksi Koleksi buku-buku berjumlah 70358 eksemplar dengan 27452 judul buku yang mayoritas berbasis kepada buku yang menyangkut tentang semua jurusan yang terbagi atas buku referensi, jurnal dan buku teks. 3.4 Analisis Dan Perancangan Sistem Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan Analisis Sistem Perpustakaan Sekarang a. Berorientasi Informasi (Data) Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan memiliki ruangan yang cukup memudahkan kita mendapatkan informasi langsung dari koleksinya. Setiap pengguna dapat datang langsung ke rak untuk mengambil koleksi yang mereka butuhkan setelah mengisi daftar pengunjung. b. Berorientasi Proses 1. Tempat Penitipan Tas Di dalam perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan disediakan sebuah lemari terbuka untuk tempat penitipan tas. Mahasiswa sendiri yang akan memasukkan tas ke dalam lemari tersebut dan mengambil tas sendiri juga. Yang menyebabkan mahasiswa yang melakukan sendiri dalam penitipan tas karena ruang perpustakaan ini tidak terlalu besar. 2. Tempat Mendaftar Anggota Perpustakaan Tempat mendaftar anggota perpustakaan dilakukan di otomatis ketika pengguna menjadi mahasiswa/i UNIKA St. Thomas Medan medan. Jika mahasiswa sudah tamat kuliah maka mahasiswa diharapkan untuk melapor ke perpustakaan dan resmi tidak menjadi anggota perpustakaan lagi. Maka, data mahasiswa tersebut akan dihapus dari database. 3. Pengadaan Pengadaan sudah lama tidak dilakukan sejak pustakawan tidak bekerja lagi sehingga dilakukan oleh kepala yayasan sendiri. Mahasiswa/i yang akan tamat diwajibkan menyumbang buku dan Tugas Akhir (TA). Mereka diberikan daftar judul buku dan mereka bebas memilih judul buku yang akan disumbangkan. Biasanya satu judul buku untuk lima orang penyumbang. 4. Pengatalogan Pustakawan yang pernah ada, melakukan pengatalogan dengan menggunakan klasifikasi DDC. 5. Selving Setelah buku dikatalog oleh pegawai maka buku disusun ke rak buku oleh pegawai. Kegiatan ini dilakukan oleh pegawai untuk menyusun buku ke rak buku karena perpustakaan ini adalah perpustakaan yang tidak perlu memiliki banyak pegawai dan tidak memiliki buku yang banyak. 6. Sirkulasi Sirkulasi memiliki satu tempat transaksi yang berbeda, yaitu transaksi peminjaman dan transaksi pengembalian dan perpanjangan. Meja transaksi peminjaman dan pengembalian serta perpanjangan disatukan dan pada komputer yang sama karena ini adalah perpustakaan yang tidak memiliki banyak anggota perpustakaan. Batas peminjaman koleksi perpustakaan seminggu. Denda yang dikenakan apabila pengguna terlambat mengembalikan buku akan dikenakan denda Rp. 1000,- / hari. 7. Pengunjung Pengunjung perpustakaan setiap harinya mencapai 10-40 pengunjung. 8. Sistem perpustakaan Sistem perpustakaan sudah terautomasi menggunakan aplikasi SENAYAN dengan menggunakan software visual basic. 3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab Dan Pengaruh, Tujuan Dan Batasan Sistem Analisa Penyebab dan Pengaruh Tujuan Peningkatan Sistem Masalah Penyebab dan Pengaruh Tujuan Sistem Batasan Sistem Penggunaan Perpustakaan tidak berkembang dari tahun ke tahun, bahkan kadang merosot. 1. Koleksi Perpustakaan yang kurang up-to date 2. Fasilitas yang kurang memadai (cth, komputer, dll) Penggunaan Perputakaan semakin meningkat setiap tahun, supaya tujuan dan fungsi perpustakaan tercapai dengan baik 1. Fasilitas Perpustakaan yang kurang memadai 3.6. Model Pengembangan Sistem Dalam mendukung tujuan Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan yaitu untuk meningkatkan penggunaan perpustakaan dari tahun ke tahun, maka dibutuhkan suatu sistem yang baik dalam mengelola Perpustakaan. hal ini akan sangat berpengaruh besar dalam mencapai tujuan tersebut. Kami menawarkan model Pengembangan sistem dengan Model Prototype. Dalam pembuatan website Self Service Library ini adalah metode Waterfall yang merupakan bagian dari System Development Life Cycle (SDLC). Tahapan SDLC adalah sebagai berikut: a. Perencanaan Tahap awal yang dilakukan adalah melakukan perencanaan konsep dari website. Selain itu, perencanaan terhadap bahasa pemrograman yang digunakan serta mencari sumber melalui buku dan media online terkait dengan website yang akan dibuat. b. Analisis Tahap selanjutnya yaitu analisis. Pada tahap ini, mencari masalah-masalah yang dihadapi dan juga informasi yang ada pada perpustakaan. Masalah dan informasi yang didapat dijadikan acuan dalam pembuatan website ini. c. Perancangan Tahap selanjutnya yaitu perancangan. Pada tahap ini dilakukan perancangan interface dari website. Perancangan interface sangat penting karena akan digunakan user untuk berinteraksi dengan website sehingga dibuat agar user friendly. d. Implementasi Tahap selanjutnya yaitu implementasi. Pada tahap ini dilakukan perubahan atas perancangan yang telah dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman. e. Uji Coba Tahap terakhir yaitu uji coba. Pada tahap ini dilakukan uji coba website dengan melibatkan user. Jika ada error maka akan segera diperbaiki. 3.7 Analisis PIECES : Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES, meliputi: 1. Performances ( Analisis Kinerja ) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Melihat kondisi dan situasi dilapangan, kinerja UNIKA dalam pengolahan data sirkulasi perpustakaan UNIKA selama ini masih bersifat manual yang dimana sebelumnya sudah terautomasi sehingga pemrosesan data masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Respon time, hal ini dilihat dalam proses pencarian data anggota. pembuatan laporan masih menggunakan manual sehingga dalam proses pengolahan data membutuhkan waktu yang lama khususnya dalam pembuatan laporan. Disamping itu rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data anggota yang tertunda dan waktu untuk melakukan perbaikan juga masih sangat lama, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem. Pada sistem sebelumnya Jumlah produksi kinerja membutuhkan 2 orang. Proses pencatatan data buku yang masuk dan data keluar yang keluar membutuhkan waktu 10-15 menit untuk setiap proses. 2. Informations ( Analisis Informasi ) Kemampuan sistem informasi yang baik, sebuah organisasi akan mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Informasi yang didapat dari output, input dan penyimpanan data atau informasi itu sendiri. Output yang dihasilkan sistem selama ini belum bagus dan membutuhkan waktu yang lama. Pemasukan data tidak dapat diproses dengan cepat dan bertumpuk-tumpuk sedangkan untuk penyimpanan data juga belum aman masih dalam bentuk lembaran-lembaran. Kesemuanya menyebabkan informasi yang disediakan kurang berkualitas. Maka perlu pengembangan sistem informasi yang mampu menyelesaikan data yang diinputkan dan diharapkan akan membantu setiap bagian dan pimpinan dalam mengambil keputusan atau merencanakan langkah-langkah berikutnya. Pada Sistem lama Informasi yang disajikan bersifat kurang akurat karena dapat terjadi kesalahan proses pencatatan data dan lama pembuatan laporan 1-2 hari, disebabkan karena data yang bertumpuktumpuk. Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat (tepat waktu), karena masih sering terjadi keterlambatan atau salah pencatatan dengan waktu 1-2 hari. Informasi yang disajikan kurang relevan terbukti dengan adanya informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan bagian unit coordinator buku. 3. Economics ( Analisis Ekonomi ) Pertimbangan ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauhmana manfaat dari sistem lama dalam mendukung proses manajerial lembaga pendidikan. 4. Control ( Analisis Kendali ) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. 5. Efficiency ( Analisis Efisiensi ) Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Keberadaan komputer yang ada hanya digunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan, sedangkan untuk proses yang berkaitan dengan pencarian data anggota dan mengolah data sirkulasi masih menggunakan cara manual berdasarkan dokumen-dokumen yang ada karena saat ini sistem sedang bermasalah. Hal seperti ini tentunya menyebabkan lambatnya penyampaian informasi. 6. Service ( Analisis Pelayanan ) Dalam suatu bagian perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan tujuan utama. Pada perpustakaan UNIKA pelayanan kepada anggota khususnya dalam proses peminjaman dan pengembalian masih kurang baik, karena masih kurang cepat dan akurat. Dalam Pelayanan pencarian data Buku, peminjaman, Pengembalian buku membutuhkan waktu yang lama dengan data yang bertumpuk. Pelayanan pencarian informasi laporan mambutuhkan waktu yang lambat dalam menyajikan informasi. Berdasarkan kerangka diatas tim pengembangan berfokus pada sistem akan sangat memudahkan dalam pengelolaan Perpustaaan. Harapan dan tujuan perputakaan yaitu penggunaan perpustakaan yang semakin meningkat akan terlaksana dengan baik 3.8 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku. 2. Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota. 3. Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman. 4. Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian. 5. Sistem harus dapat melakukan laporan secara otomatis. 6. Sistem harus mampu melakukan penyimpanan data dan tingkat validasi data yang baik. 7. Sistem harus mampu melakukan proses sirkulasi data buku dan dengan tingkat validasi data yang baik. 8. Admin dapat melakukan input data petugas serta mampu menyajikan data atau semua laporan yang dibutuhkan, baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupun laporan denda. 9. Petugas mampu menyajikan data atau semua laporan yang dibutuhkan, baik laporan buku, laporan anggota, laporan peminjaman, laporan pengembalian, maupun laporan denda. 3.9 Analisis Kelayakan Pengertian dari studi kelayakan adalah suatu proses yang mempelajari atau menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan tercapai. Dalam pengembangan sistem yang baru ada beberapa hal yang dalam keterkaitan layak atau tidak perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut. 3.9.1 Kelayakan Teknologi Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknologi usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Teknologi memiliki peranan yang sangat penting dalam menunjang kelancaran proses sirkulasi pada perpustakaan Universitas Khatolik Santo Thomas Medan dan mendukung kinerja operasional pendataan anggota terutama pendataan pada peminjaman dan pengembalian buku sehingga dapat meringankan beban kerja pada bagian operator. 3.9.2 Kelayakan Operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi. Di samping itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya. 3.10 Perancangan dan Implementasi 3.10.1 Perancangan Desain Sistem Desain sistem dapat dibagi menjadi dua bagian, yakni desain sistem secara umum dan desain sistem secara terinci. Desain sistem secara umum dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada user secara umum menganai sistem yang akan dibangun atau dikembangkan. Desain sistem secara umum akan mengidentifikasi komponen-komponen yang menyusun sistem tersebut. Langkah ini baru dilakukan setelah analisis sistem dilakukan dan hasil ananlisisnya telah diterima oleh pihak Universitas Khatolik Santo Thomas Medan. Pada tahapan ini komponen yang terkait dengan sistem informasi akan dirancang kemudian diajukan kepada user (bukan kepada programmer). Komponen sistem yang didesain adalah model, output, input, teknologi dan control. Sedangkan desain sistem scara terinci adalah desain sistem yang diajukan kepada programmer (perancangan sistem secara fisik) 3.10.2 Implementasi Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan dan pengoperasian sistem yang baru. Bentuk penerapan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pengetesan Program 2. Pemilihan dan Pelatihan Personil 3. Instalasi Program 4. Pengetesan Sistem 5. Konversi Sistem 3.10.3 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur ini bertujuan untuk memahami prosedur atau langkahlangkah yang menerapkan tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana proses yang berlangsung. 3.10.4 Flow Map yang sedang berjalan Flow Map mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). A. Flow map pendaftaran anggota yang sedang berjalan B. Flow map peminjaman buku yang sedang berjalan C. Flow map pengembalian buku yang sedang berjalan D. Flow map Pengadaan buku yang sedang berjalan E. Diagram konteks yang sedang berjalan F. DFD Level 1 yang sedang berjalan G. DFD Level 2 proses 1pendaftaran anggota yang sedang berjalan H. DFD Level 2 proses 2 peminjaman yang sedang berjalan I. DFD Level 2 proses 3 pengembalian yang sedang berjalan J. DFD level 2 proses 4 yang sedang berjalan K. DFD level 2 proses 5 yang sedang berjalan 3.10.5 Flow Map yang Diusulkan A. Flow map pendaftaran anggota yang diusulkan B. Flow map peminjaman buku yang diusulkan C.Flow map pengembalian buku yang diusulkan D.Flow map pengadaan buku yang diusulkan E. Diagram konteks yang diusulkan F. DFD level 1 yang diusulkan G. DFD level 2 pendaftaran 1 yang diusulkan H. DFD level 2 proses 2 update anggota yang diusulkan I.DFD level 2 proses 3 peminjaman yang diusulkan J. DFD Level 2 proses 4 pengembalian yang diusulkan K. DFD level 2 proses 5 pengadaan yang diusulkan 3.11 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan akan dimulai pada minggu ke-3 bulan Juni 2016 dan direncanakan akan berakhir pada bulan Agustus 2016. Adapun tabel kegiatan sebagai berikut : No Kegiatan Juni 2016 Juli 2015 Agustus 2015 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Pengumpulan Data 2 Analisis 3 Perancangan Desain 4 Implementasi 5 Laporan 3.12Taksasi Biaya Biaya dalam mengadakan layanan dan fasilitas tersebut adalah: 1. Komputer server @ Rp. 15.000.000; 2. Komputer biasa @ Rp. 7.000.000; 3. Printer @ Rp. 450.000; BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Dari hasil pembahasan yang telah di uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan berjalan di Perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan yang dibangun ini, mampu menciptakan efektifitas dan efisiensi dari proses pendaftaran anggota. 2. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan yang telah dibangun ini, proses kerja yang dibutuhkan menjadi lebih cepat dan optimal dalam pengolahan data transaksi peminjaman dan pengembalian buku. 3. adanya sistem informasi perpustakaan yang telah terkomputerisasi ini dapat memudahkan petugas perpustakaan dalam proses pengadaan buku karena sudah tidak menggunakan pencatatan dalam pembukuan buku besar sehingga tidak terjadi lagi penggadaan buku. 4. Dengan adanya Sistem informasi perpustakaan di perpustakaan UNIKA St. Thomas Medan yang baru ini memudahkan petugas dalam mengolah data laporan mengenai pengembalian buku dan laporan buku yang sudah ada sehingga memudahkan petugas perpustakaan dalam pembuatan laporan. 4.2 Saran Dengan adanya proposal penelitian ini diharapkan perpustakaan dapat melakukan evaluasi terhadap sistem perpustakaan yang sedang berjalan diperpustakaan UNIKA St. Thomas Medan selama ini dan menerapkan usulan–usulan system yang saya berikan untuk mencapai tujuan perpustakaan yang lebih maju lagi. DAFTAR PUSTAKA 1. http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-1-00074-SI%20Bab2001.pdf 2. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20018/3/Chapter%20II.pdf 3. Wahono , Romi Satria.2003. Metode Pengembangan Sistem menggunakan Model Prototype. http://ilmukomputer.org/2010/11/13/metode-pengembangan-sistem-menggunakan-model-prototype. 4. http://abhique.blogspot.com/2012/11/metode-prototyping-dalam-pengembangan.html 5. http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=170034